文書ファイリング研修

文書ファイリング研修効率的な組織運営の基盤となる本プログラムでは、必要な情報を瞬時に取り出せる文書管理の仕組み作りを学びます。紙の書類とデジタルデータの両方を対象に、分類ルールの策定から廃棄の基準まで、ライフサイクルを通じた一元管理の手法を習得します。情報の検索時間を削減し、知的生産性を向上させるとともに、機密保持などのリスク管理体制を強化します。

文書ファイリング研修のねらい

文書の発生から廃棄までのライフサイクルを理解する
誰でも必要な資料を30秒以内に探し出せる状態を作る
共有資産としての情報の私物化を防ぎ、組織で活用する
不要な文書を削減し、オフィススペースやストレージを有効活用する
コンプライアンスに基づいた適正な保管・保存ルールを確立する

文書ファイリング研修の傾向

近年は、DX推進に伴う「電子ファイリング」への移行が急加速しています。単にスキャンして保存するだけでなく、AIによる自動分類や全文検索を前提としたデータ構造の設計が重視されています。また、テレワークの普及により、クラウド上での共有権限管理や、場所を問わずセキュアに情報へアクセスするための運用ルール策定が研修の主流となっています。

文書ファイリング研修のポイント

分類の基準を「人」ではなく「業務」に紐付けて体系化する
ファイル名やフォルダ構成の命名ルールを組織全体で統一する
保管と保存を明確に区別し法定保存期間に基づいた運用を徹底する
電子化の優先順位を定め紙とデジタルのハイブリッド管理を実現する

大手企業・官公庁・教育機関まであらゆる業種の人財育成を支援

取引先企業一部

ビジネススキル研修風景

受講対象者

デスク周りや共有サーバーの整理に課題を感じている全社員
文書管理ルールの標準化を推進したい総務・管理部門の担当者
チームの情報共有効率を高めたい部門責任者やリーダー

文書ファイリング研修の目標

受講者が自律的に文書管理の改善に取り組み、組織全体で統一されたファイリングシステムを維持できる状態を目指します。単なる片付け術ではなく、業務フローに組み込まれた管理習慣を身につけることで、必要な時に必要な情報が即座に活用できる「情報のインフラ」を構築します。最終的には、情報の透明性を高め、意思決定の迅速化と強固なガバナンスの維持を実現することを目標とします。

文書ファイリング研修プログラム例

文書管理の基本原則：なぜ今、組織的な管理が必要なのか
現状把握ワーク：自部署の書類量と検索時間の棚卸し
分類体系の構築：業務プロセスに合わせたフォルダ設計法
物理ファイリング：ボックスやフォルダーの正しい使い方
電子ファイリング：検索性を高めるファイル名と階層ルール
文書のライフサイクル：保存期間の設定と廃棄プロセスの自動化
セキュリティとリスクマネジメント：重要情報の取り扱い規定
実践アクションプラン：明日から始める自席・共有エリアの改善計画

参考日数

半日間～

※研修目的やご要望により最適な日数の研修プログラムをご提案します。
※研修で学んだスキルの定着のための、フォローアップ研修の実施を推奨しています。

文書ファイリング研修の効果

書類を探す無駄な時間が削減され残業代の抑制に直結する
情報共有がスムーズになり、業務の引き継ぎや属人化が解消される
紛失や誤廃棄のリスクが低減し情報セキュリティが強化される
オフィス環境が整理され、社員のモチベーションと集中力が向上する
ペーパーレス化が進み、印刷コストや保管コストが大幅に減少する

講義の進め方

分かりやすい講義はもちろん、ワークやロールプレイなど、アウトプットを中心としたオリジナルの研修プログラムをご提供。
実効性の高い実践型研修で、高い導入効果を感じていただけます。
研修の進め方

研修形式

弊社では、集合形式・オンライン形式・ハイブリッド形式の3つの形式で実施しております。貴社のご要望に合わせて、効果的な研修方法でご提供いたします。

集合対面形式（講師派遣・対面形式の研修）

講義形式での学習やグループディスカッションなどを行うことができます。

オンライン形式

受講者の端末から、Web会議システム（Zoom、Teams、WebEX、Meetなど）を利用して実施します。

ハイブリッド形式（集合＋オンラインの組み合わせ）

対面研修とオンライン研修を同時に実施する研修形態です

研修導入の流れ

ブレインコンサルティングでは、貴社のご要望をヒアリングさせていただいたうえで、幅広い講師陣の中から最適と思われる講師とプログラム案をご提案します。まずは、研修目的、研修時期、受講対象者、人数規模などお分かりの部分からお気軽にご相談ください。

STEP1　お問い合わせ・ご要望内容のヒアリング
STEP2　研修企画のご提案
STEP3　お申込み・ご契約
STEP4　研修実施に向けた準備
STEP5　研修実施
STEP6　研修報告及びアフターフォロー

※研修導入の流れページはこちら

よくあるご質問

Q：ブレインコンサルティングの特長について教えてください。
ブレインコンサルティングでは、オーダーメイド型研修を強みとしております。選ばれる理由ページもご覧ください。
Q：研修カリキュラムは当社にあわせてカスタマイズは可能ですか？
はい、可能です。研修を企画する段階で、研修の目的や達成目標などをお聞かせください。
多数のお客様から高いご評価を頂いてきた弊社オリジナルカリキュラムをもとに、詳細内容をお打ち合わせのうえ、ご納得いただけるカリキュラムをカスタマイズしてご提供いたします。
Q：講師にはどのような方がいますか？
その研修分野の第一線で活躍している講師・コンサルタントが100名以上在籍しております。
研修プログラムの企画からテキストの作成も研修を担当する講師が行い、お客様ごとにオーダーメイドの研修プログラムをご提供しています。
Q：参加人数によって費用は変わりますか？
講師料は講師人数により費用が変わります。製本版テキストを使用する場合は参加人数によって費用が変動いたします。
PDF版テキストは一式の費用となり、参加人数による変動はありませんが、貴社にて印刷配布またはデータ配布をお願いしております。
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